Разработка корпоративных порталов для компаний

Какую проблему решает корпоративный портал

Регламент лежит на диске у кадровика, заявка в ИТ уходит письмом и теряется, согласование договора идёт через три мессенджера, а новый сотрудник неделю выясняет, к кому обращаться. Чем больше компания, тем дороже обходится этот хаос.

Корпоративный портал становится единым рабочим пространством компании, куда сотрудники заходят каждый день, а не раз в месяц: сотрудник видит, что от него ждут, где лежит нужный документ и как подать заявку.

Кому нужен портал

• компаниям от нескольких десятков сотрудников с разными отделами и филиалами;
• производственным компаниям и холдингам, где много регламентов и служебных заявок;
• организациям, где задачи и согласования сейчас живут в почте и чатах;
• тем, у кого портал уже есть, но в него заходят раз в месяц.

Что включает портал

Структура компании и профили

Оргструктура, руководители, замещения, профили сотрудников и права доступа по подразделениям. Данные о сотрудниках подтягиваются из 1С:ЗУП и обновляются при кадровых изменениях.

Документы и база знаний

Регламенты, инструкции и шаблоны документов с поиском, версиями и ответственными за актуальность.

Заявки и согласования

Электронные заявки в ИТ, АХО, бухгалтерию, HR и юристам с маршрутами и сроками. Отпуска, командировки, согласование договоров — через бизнес-процессы.

Задачи и проекты

Проекты по отделам, шаблоны задач, чек-листы, канбан, контроль сроков.

Коммуникации и обучение

Чаты по отделам, лента новостей, опросы, видеозвонки, мобильное приложение; курсы и материалы для адаптации новичков.

Битрикс24 или собственное решение

Корпоративный портал на Битрикс24 быстрее и дешевле при типовых задачах: задачи, диск, бизнес-процессы и коммуникации уже есть в системе, их нужно правильно настроить. До 50–100 сотрудников без доработок обычно хватает облака; коробка нужна для собственных серверов, доработки интерфейса и интеграций с внутренними системами. Собственная разработка оправдана при особых требованиях к интерфейсу, интеграциям или безопасности.

Как проходит работа

1. Аудит или обследование

Выясняем, что сейчас живёт в почте, чатах и папках, сколько отделов и какие заявки самые частые. На выходе — структура портала и точная цена.

2. Структура и настройка

Оргструктура и права, задачи, диск и база знаний, первые внутренние сервисы.

3. Процессы и интеграции

Маршруты согласований, интеграция с 1С:ЗУП, СКУД, почтой и календарями.

4. Запуск и обучение

Наполнение, обучение по ролям, 30 дней сопровождения, дальше — развитие по договору.

Как добиться, чтобы порталом пользовались

Внедрение портала — это не только настройка, но и привычки сотрудников. Портал, в который выгрузили всё сразу, не работает. Запускаем поэтапно: сначала переносим то, что нужно сотрудникам ежедневно и экономит время сразу — заявки, документы, согласование отпусков. Остальные разделы добавляем по мере привыкания, а метрики использования показывают, какие разделы живут, а какие нужно менять.

Отдельно назначаем ответственных за содержание: у каждого регламента и раздела базы знаний есть владелец, который следит за актуальностью. Без этого через полгода сотрудники снова начинают искать документы в почте.

Что остаётся у компании

• настроенный портал с доступами у вас;
• схема разделов, прав и процессов в документе;
• регламенты и инструкции для сотрудников;
• обученные администраторы и пользователи.

Состав и тарифы описаны на страницах разработки корпоративного портала на Битрикс24 и разработки корпоративных порталов на собственном решении. Если портал нужен не для сотрудников, а для внешних участников — смотрите порталы для партнёров и дилеров.